03 / GESTIÓN DOCUMENTAL
Documentos en Circulación · Recepción, aprobación y archivo documental
Documentos con orden
y trazabilidad.
Ordena la recepción, clasificación, aprobación y archivo de documentos con reglas claras, trazabilidad y control de versiones.
EL RESULTADO QUE BUSCAMOSCada documento con su estado, su responsable y su historial.
Disponibilidad, alcance y condiciones sujetos a evaluación y propuesta.
Consultoría e ingeniería para conectar sistemas, ordenar procesos y reducir tareas manuales. La solución puede combinar automatización convencional, integraciones o IA según la necesidad.
Solución de entrada dentro de Gestión Documental Inteligente. Este paquete concreta un alcance de esa oferta; sus entregables y condiciones se acuerdan por proyecto.
LA NECESIDAD
Define el recorrido de cada documento.
Los documentos llegan por correo, por mensajería y en mano. Sin un registro común, un contrato puede quedar sin aprobar, una factura sin pagar y una versión antigua circulando como si fuera la vigente.
Circulación de un tipo de documento
Se comienza por un tipo de documento y un recorrido: recepción, revisión, aprobación y archivo. El alcance define los canales, los estados, los responsables y qué se conserva.
Encaja con tu empresa si…
Para empresas que reciben contratos, facturas o soportes por varios canales y necesitan saber en qué estado está cada documento y quién debe actuar.
Necesitas otro alcance si…
Si buscas digitalizar un archivo histórico completo, reemplazar tu sistema contable o una firma electrónica con validez legal, necesitas un alcance distinto.
CONOCER EL ALCANCE
¿Qué incluye
Documentos en Circulación?
El servicio comienza por un alcance definido.
Las ampliaciones se evalúan por separado.
Incluido en el alcance inicial
- Levantamiento de canales, tipos de documento y estados actuales.
- Diseño del recorrido con reglas de clasificación, aprobación y archivo.
- Registro de cada documento, su versión, su estado y su responsable.
- Alertas para documentos detenidos o incompletos.
- Pruebas con documentos acordados y documentación de la operación.
Fuera del alcance inicial
- No incluye licencias, almacenamiento ni costos de plataformas de terceros.
- No cubre tipos de documento fuera del alcance acordado.
- No sustituye la revisión legal o contable que cada documento requiera.
- La digitalización masiva de archivos históricos se acuerda por separado.
Se definen tipos de documento, canales, volumen, estados, responsables, retención y soporte. La clasificación automática se valida con muestras antes de operar.
LO QUE RECIBES
Una capacidad.
Y cómo operarla.
La entrega incluye el proceso, su documentación y el criterio para comprobar que funciona.
- 01
Mapa del ciclo documental y reglas acordadas.
- 02
Recorrido configurado para el tipo de documento del alcance.
- 03
Registro central con estado, versión y responsable.
- 04
Manual de operación y criterios de aceptación.
ANTES DE IMPLEMENTAR
Un buen comienzo
requiere contexto.
- Descripción de los tipos de documento y sus canales de entrada.
- Acceso autorizado a las carpetas, cuentas o plataformas involucradas.
- Responsables de revisión y aprobación por tipo de documento.
- Muestra de documentos habituales y excepcionales.
En la propuesta se acuerdan responsables, dependencias, plazo, capacitación y soporte. La implementación comienza cuando estén disponibles los accesos y requisitos definidos.
EL RESULTADO SE COMPRUEBA
La evidencia
define el siguiente paso.
Un grupo de documentos acordado recorre el ciclo completo, incluidos casos incompletos. Se comprueba que cada uno llega a su estado final y que las excepciones quedan visibles.
- Recorrer el ciclo actual del documento y documentar canales, estados y responsables.
- Procesar un grupo acordado de documentos y comprobar que cada uno llega a su estado final.
- Registrar excepciones, documentos incompletos y correcciones, sin prometer exactitud total.
Las ilustraciones de esta ficha representan el enfoque de la solución. No son casos de clientes ni resultados ya obtenidos.
RECORRIDO DE REFERENCIA · ALCANCE ILUSTRATIVO
De un contrato perdido en el correo a un expediente completo.
Un contrato recorre recepción, revisión y archivo con una versión incompleta incluida.
01Recibir
El documento entra por el canal acordado y queda registrado con su tipo y su fecha.
02Aprobar
El responsable recibe el aviso, revisa la versión vigente y registra su decisión.
03Archivar
El expediente queda completo y consultable. Si falta un documento, queda señalado para corregirlo.
Este recorrido muestra cómo estructuramos el trabajo. El alcance final se define sobre tu operación, con tus sistemas y tus criterios de aceptación.
EL MODELO DE INTERVENCIÓN
Un alcance claro.
Un resultado verificable.
La solicitud permite evaluar tu caso. Antes de contratar, acordamos alcance, duración y condiciones.
- 01
Evaluar
Comprendemos el proceso, los accesos y las dependencias. La evaluación confirma si tiene sentido preparar una propuesta.
- 02
Acordar
Definimos alcance, responsables, duración, condiciones económicas y criterios de aceptación antes de comenzar.
- 03
Comprobar
La solución se implementa dentro del alcance autorizado. Registramos resultados, excepciones y trabajo pendiente.
- 04
Decidir
Con la evidencia, acordamos continuar, ajustar o cerrar. La salida contempla documentación, datos y retirada de accesos según lo pactado.
Qué debe quedar en la propuesta
Entregables, aceptación, soporte, responsabilidades y salida. Los costos de implementación, operación y consumos aplicables se explican antes de contratar. Las ampliaciones requieren un acuerdo independiente.
CÓMO COMENZAR
Empieza con
un alcance concreto.
Selecciona este alcance y cuéntanos tu contexto. Antes de contratar, recibirás una propuesta con alcance, condiciones, responsabilidades y criterios de aceptación.
DOCUMENTOS EN CIRCULACIÓN
Un tipo de documento
Se comienza por un tipo de documento y un recorrido: recepción, revisión, aprobación y archivo. El alcance define los canales, los estados, los responsables y qué se conserva.
La selección prepara tu solicitud. El alcance y la disponibilidad se confirman en la propuesta.
PARA DECIDIR CON CLARIDAD
¿Qué debes saber
antes de contratar?
¿Reconoce cualquier documento?
Se trabaja con los tipos acordados y se valida con muestras reales. Lo que no se reconozca queda como excepción para revisión, no se adivina.
¿Dónde quedan los archivos?
En el almacenamiento que defina la empresa, dentro de su infraestructura o en la plataforma acordada, con permisos y retención documentados.
¿Reemplaza mi sistema de gestión documental?
No necesariamente. Puede ordenar el recorrido sobre lo que ya existe o integrarse con una plataforma nueva, según el caso.